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Présentation de Moody International Certification France Moody International Certification France est un organisme certificateur, filiale de MOODY International, entreprise de certification, d’inspection et de contrôle créé en 1911 et implantée mondialement.
Moody International Certification France poursuit une constante progression.
Notre objectif majeur est que vous restiez maître de votre certification
Notre méthode de travail spécifique nous permet de vous épargner les aspects administratifs contraignant de la démarche de certification et de ne vous impliquez que dans les aspects techniques de votre métier. Les dates d’audit sont planifiées avec votre accord, l’objectif étant de réaliser l’audit dans une période et des conditions optimales. Nos représentations régionales vous permettent d’obtenir un contact de proximité. Notre notoriété mondiale confère à votre certification une réelle valeur, universellement reconnue. Nos formations vous permettent et de vous maintenir à niveau, d'acquérir et d’approfondir vos connaissances.
Tout au long de nos interventions, nous nous engageons à répondre à vos demandes, afin de vous assurer une meilleure qualité de service.
Dans l’intégration, la formation et le suivi de ses auditeurs, MOODY Certification privilégie la capacité des auditeurs à :
• Mettre en évidence les points forts des systèmes audités
• Identifier les axes d’amélioration de ces systèmes
• Evaluer la conformité de l’entreprise par rapport au référentiel sur la base duquel l’entreprise demande une certification
Nous privilégions des audits centrés sur les éléments opérationnels des systèmes mis en place plutôt que sur leur formalisme.
Tous nos audits se déroulent dans une optique d’amélioration continue, dans le but de renforcer votre position concurrentielle.
MOODY s’interdit toute activité de conseil pouvant présenter un risque de conflit d’intérêt avec l’activité de certification.
Moody International Certification, ci-après désigné «Moody»
1. Projet de certification
Dans le but d’obtenir et conserver la certification, tous les demandeurs de certification doivent tenir compte des règles et procédures suivantes.
Toutes les informations nécessaires pour mener à bien l’évaluation devront être fournies au moyen du questionnaire d’identification complété et validé par le demandeur de certification.
Moody opèrera en toute transparence, sans préjudice ni discrimination quel que soit le demandeur de certification, la taille de son entreprise, son activité, son contexte financier ou politique.
Moody est responsable de toutes les opérations relatives à la certification, depuis la revue documentaire initiale, l’audit initial du système de management et les visites de surveillance périodiques, et jusqu’au ré- audit.
Moody doit informer le client des résultats de l’audit initial et dans le cas où ce résultat ne satisfait pas aux exigences de certification, Moody doit informer le client des aspects pour lesquels la demande de certification n’est pas recevable.
Quand le client est en mesure de démontrer dans les délais impartis qu’il a effectivement mis en place des actions qui répondent à toutes les exigences, Moody étudie la pertinence de ces actions et statue sur l’attribution de la certification.
Tous les clients certifiés sont invités à fournir un retour d’information et des suggestions concernant les pistes potentielles d’amélioration des règles de certification. Moody se réserve le droit d’apporter des corrections à ces règles sans notification préalable. Les clients devront informer Moody par écrit de tout changement pouvant affecter leurs responsabilités.
Le client doit s’assurer que les questions relatives à la responsabilité de Moody par rapport au système de management certifié ont été clairement prises en compte, par exemple en désignant une personne qui assure le contact avec Moody pour garantir que les dispositions ci-dessus ont été prises en compte.
Le client doit accepter la présence éventuelle d’un observateur:
- Désigné par le COFRAC pour s’assurer de la conformité des prestations dans le cadre de l’accréditation de Moody.
- Auditeur Moody en formation pour observer la réalisation d’un audit initial ou de surveillance.
Ce droit d’accès s’étend aux organismes réglementaires ou gouvernementaux et aux sociétés membres de l’IAQG dans le cas d’une certification EN 9100.
La programmation du ré-audit sera réalisée de telle sorte que les éventuelles non-conformités relevées lors du ré-audit soient levées avant la date d’échéance du certificat.
Le certificat reste la propriété de Moody et doit lui être retourné en cas de demande.
Tous les clients doivent tenir à jour la liste de toutes les plaintes qu’ils reçoivent et qui sont couvertes par le champ de certification pour lequel le certificat a été délivré. Le détail des actions correctives relatives à ces plaintes devra être mis à la dispositon de Moody pour revue en cours d’audit.
Moody tient accessible au public les informations relatives à l’octroi, à la suspension et au retrait des certifications.
2. Audit Initial en vue d’une certification
Les audits initiaux sont réalisés en évaluant les procédures des clients par rapport aux exigences des normes internationales telles que les normes de systèmes de management ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 13485, OHSAS 18001, TS 16949, EN 9100, et/ou de l’ensemble des documents spécifiques relatifs à un secteur.
3. Certification
Après la conduite d’un audit initial, quand le(s) système(s) audité(s) a (ont) été jugé(s) conforme(s) aux exigences de la (des) norme(s) par les responsables habilités, le responsable de Moody autorise l’émission du (des) certificat(s) et le client est informé par écrit.
La fréquence des audits de surveillance stipulée est de une ou deux fois par an. La date du premier audit de surveillance suivant la certification initiale doit être fixée dans un délai maximal de 12 mois à compter du dernier jour de la deuxième étape de l’audit initial. Le deuxième audit de surveillance sera réalisé au plus tôt ou au plus tard un mois avant ou après la date anniversaire. Des visites additionnelles peuvent être conduites. Cette programmation d’audit complémentaire est laissée à la discrétion du responsable de Moody suivant le résultat des audits et les recommandations de l’équipe d’audit.
Le certificat est valable trois ans à partir de sa date d’émission ou bien de renouvellement (après un ré-audit).
4. Extension de la certification
Tout client souhaitant étendre la portée de son certificat pour couvrir des activités ou sites supplémentaires, doit envoyer une demande écrite au responsable de Moody. Ce dernier doit étudier la nature de l’extension demandée et décide de la necessité de réaliser un audit complémentaire pour permettre d’étendre la portée de la certification.
5. Publicité faite par les détenteurs de certificats
Tout client détenteur de certificat en cours de validité a le droit de publier que les activités de son entreprise ont été auditées et certifiées par Moody et a le droit d’utiliser la marque Moody pour promouvoir les activités couvertes par le champ de certification.
Dans tous les cas, le client doit faire suffisamment attention à ses publications et annonces pour éviter toute confusion entre les activités certifiées et celles non certifiées.
Le client ne doit faire aucune revendication qui pourrait induire les acheteurs en erreur en les laissant penser qu’un produit, processus, service, site ou organisation est couvert par la certification alors que ce n’est pas le cas.
6. Confidentialité
Moody fera tout ce qui est possible pour s’assurer que ses employés et sous-traitants respectent la confidentialité des informations dont ils ont pris connaissance du fait de leurs contacts avec les clients.
Toute information non-confidentielle liée à la certification du système de management d’un organisme peut être utilisée de façon publique par Moody.
Le client devra garder confidentielles les dispositions commerciales convenues avec Moody pour la certification. Toute information concernant un client ou une personne en particulier ne devra pas être dévoilée à un tiers sans le consentement écrit du client ou de l’organisme concerné.
Lorsque la loi oblige Moody à divulguer des informations confidentielles à un tiers, le client ou la personne concernée doit en avoir été informé(e) au préalable (dans les limites prévues par la loi).
Lorsque des informations confidentielles sont mises à la disposition d’autres entités (COFRAC, comité de direction, comité d’impartialité …), Moody en informera le client.
7. Impartialité
Moody s’engage à identifier, analyser et documenter les conflits d’intérêts potentiels résultant des certifications engagées, afin d’exercer ses prestations en toute impartialité.
Le comité d’impartialité de Moody permet de mener un travail de prévention pour fournir des prestations en toute indépendance et impartialité.
8. Mauvaise utilisation du certificat
Moody prendra toutes les précautions pour contrôler l’usage de ses certificats. Des références incorrectes à des certificats ou bien une publication de certificats dans des annonces publicitaires, dans les catalogues, etc. pouvant induire en erreur le lecteur, seront traitées par des actions appropriées qui peuvent inclure des actions légales, ou correctives, ou bien par la publication d’un erratum. Les clients sont invités à rapporter au responsable de Moody toute sorte de mauvaise utilisation de la marque Moody qui pourrait retenir leur attention. Les informations reçues seront traitées en toute confidentialité.
9. Suspension de la certification
Le certificat applicable à une activité spécifique, et couvrant un site ou organisation pourrait être suspendu pour une période limitée qui ne pourra dépasser six mois dans les cas suivants :
- Si le client n’accepte pas la programmation des audits de surveillance et ré-audit telle que décrite au paragraphe 3.
- Si la surveillance met en évidence des non-conformités par rapport aux exigences et que ces non-conformités ne sont pas de nature à envisager un retrait immédiat.
- Dans le cas d’un mauvais usage du certificat, par exemple, des imprimés ou annonces qui pourraient induire le lecteur en erreur, et non résolus par un retrait ou d’autres mesures appropriées prises par le client.
- S’il y a eu d’autres contraventions aux règles de certification de Moody.
- Si les demandes d’actions correctives n’ont pas été mises en œuvre dans les délais impartis.
Le client ne doit pas déclarer comme certifiée une activité relative à un certificat suspendu.
La suspension officielle d’un certificat sera confirmée par écrit au client par le responsable de Moody. En même temps, le responsable de Moody indiquera sous quelles conditions la suspension pourra être levée.
A la fin de la période de suspension, une investigation sera conduite afin de déterminer si les conditions fixées pour réactiver le certificat ont été remplies.
Dans l’affirmative, la suspension sera levée en informant le client de la réactivation de la certification.
Si les conditions n’ont pas été remplies, le certificat sera retiré.
Tous les coûts de suspension et de réactivation de la certification supportés par Moody seront à la charge du client.
En cas de suspension, le client doit cesser de faire référence à sa certification suivant les conditions définies dans les règles d’utilisation des marques de certification.
Moody pourra rendre public le statut de suspension d’un certificat.
10. Retrait / Annulation du certificat
Un certificat pourra être retiré ou la portée de la certification pourra être réduite dans les cas suivants :
- Si l’audit met en évidence que les non-conformités sont de nature sérieuse.
- Si le client ne règle pas ses obligations financières.
- Si le client a pris des mesures inadéquates dans le cas d’une suspension.
- Si le client n’a pas répondu dans les délais suite à une suspension.
- Si le client fait une action qui pourrait avoir une mauvaise incidence sur la réputation de Moody.
Dans les cas ci-dessus, Moody se réserve le droit de retirer le certificat en informant le client par écrit. Le responsable de Moody devra également informer le comité de certification.
Le client aura alors le droit de faire appel de la décision de Moody.
Les certificats pourraient être annulés dans les cas suivants :
- Si le client ne souhaite pas continuer à maintenir la certification.
- Si les activités certifiées ne sont plus mises en œuvre.
- Si l’activité commerciale du client s’arrête.
En cas de retrait ou annulation, le client doit cesser de faire référence à sa certification suivant les conditions définies dans les rêgles d’utilisation des marques de certification.
11. Actions correctives
Quand Moody reçoit un rapport indiquant une mauvaise utilisation du certificat, ce rapport est examiné. Si la mauvaise utilisation est fondée, le coût de l’investigation doit être payé par le détenteur du certificat.
Moody déterminera la portée de cette mauvaise utilisation et le type d’action corrective à mettre en place.
12. Dépôt et traitement des plaintes
Si le client a une raison de se plaindre contre le personnel de Moody, la plainte doit être adressée par écrit au responsable de Moody. Si la plainte est contre le responsable de Moody, la lettre de plainte doit être adressée au président du Comité de Direction.
Les plaintes reçues par Moody de la part d’une partie prenante concernant les activités d’un client certifié seront communiquées à ce client dans un délai approprié. La plainte sera traitée suivant la procédure Moody de traitement des réclamations.
Une enquête sera menée par le responsable du processus gestion des plaintes de Moody. La plainte reçue sera enregistrée et évaluée pour vérifier sa légitimité ainsi que les actions correctives appropriées à mener si nécessaire. Ces informations seront traitées de façon confidentielle. Moody déterminera conjointement avec le client et le plaignant dans quelle mesure cette plainte sera ou non rendue publique.
13. Procédure d’appel
Le client a le droit de faire appel de toute décision de suspension, de réduction de portée de certification ou de retrait de la part de Moody.
L'intention de faire appel par le client doit être faite par écrit et doit être reçue par le responsable de Moody dans les 14 jours qui suivent la date de réception de la non émission ou du retrait du certificat.
Tous les appels doivent être soumis au comité de direction. Le responsable de Moody doit soutenir sa décision en fournissant des preuves de son bien fondé au comité de direction.
Le client a le droit de refuser la participation de certains membres du comité de Moody à la procédure d’appel s’il peut apporter la preuve que leur impartialité est compromise. Les clients en appel ont également le droit de défendre leur cas eux-mêmes.
La décision du comité de direction sera irrémédiable. Dès lors que le comité de direction a pris une décision concernant un appel, aucune protestation par l’une des deux parties pour changer cette décision n’est acceptée.
Les décisions d’appel seront communiquées sous 4 mois après le comité.
Si l’appel a abouti et que le certificat est émis ou réactivé, le remboursement des coûts des appels sera laissé uniquement à la discrétion de la direction.
Les enquêtes et les décisions soumises en appel ne devront pas résulter d’actions discriminatoires à l’encontre du demandeur.
14. Frais
Moody se réserve le droit d’ajuster le coût des frais de gestion de la certification en fonction de l’évolution de ses coûts internes.
Les accords commerciaux sont détaillés dans les contrats établis entre Moody et ses clients. Les conditions générales de vente font partie intégrante du contrat.
15. Changements structurels au niveau des systèmes et des organisations
Tous les clients sont tenus de mettre à jour la documentation de leur système de management et d’informer le responsable de Moody sans délai de tout changement significatif au niveau de la structure ou du système de management de leur organisation. Ces changements comprennent:
- Le changement de raison sociale
- L’évolution des effectifs et les changements de personnel de l’organisation(direction, encadrement, effectif opérationnel, représentant de la direction…)
- Tous les changements qui peuvent affecter la portée de la certification (réduction du champ d’activité, changement d’activité…)
- Tous les changements relatifs à la localisation (changement d’adresse, nouveaux sites…)
Lors des audits, les auditeurs Moody doivent également être informés de tous les changements qui ont eu lieu au niveau du système de management depuis la dernière visite.
Moody devra informer ses clients certifiés de tous changements pouvant impacter les exigences liées à la démarche de certification.
